WYDANIE ONLINE
Inspektor ochrony danych jest od tego, aby odciążyć administratora od wykonywania przez niego obowiązków z zakresu ochrony danych i w tym sensie IOD wyręcza ADO. Ale ustanowienie IOD nie zwalnia administratora od czuwania nad tym, czy IOD prawidłowo wykonuje swoje zadania, bowiem nadal to ostatecznie na administratorze spoczywa odpowiedzialność za proces przetwarzania danych osobowych.
Niezgłoszenie naruszenia ochrony danych Prezesowi UODO i podmiotom danych było przyczyną nałożenia trzeciej już kary na Głównego Geodetę Kraju. Tym razem organ będzie musiał zapłacić 60 tys. zł. Poznaj szczegóły.
Podmioty publiczne otrzymują żądania udostępnienia informacji publicznej, której nie mają. Jak zareagować na takie żądanie? Rozwiązanie tego problemu przedstawił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 czerwca 2022 r. (sygn. akt III OSK 4955/21).
Pytanie: Czy po przekazaniu sprawy według właściwości możemy gromadzić kopie pism, zawiadomień o przekazaniu sprawy właściwemu organowi i w ten sposób nadal przetwarzać dane osobowe osób, które błędnie przesłały do nas wnioski? Często pisma przychodzą przez ePUAP i muszą być rejestrowane, poza tym obowiązują nas przepisy o archiwizacji.
Pytanie: Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał niedawno decyzję, w której ukarał jednego z pracodawców za zgubienie świadectwa pracy i niezgłoszenie tego zdarzenia Prezesowi Urzędu. Ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że czasem zginie nam jakiś dokument z danymi osobowymi, jak należy postąpić w tym przypadku? Czy należy przyznać niektórym dokumentom rangę wyjątkowo wrażliwych i czy każdy fakt zgubienia zgłaszać Urzędowi w ciągu 72 godzin?
Pytanie: Akta osobowe pracownika to cała dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy. Przepisy prawa określają zarówno, w jaki sposób należy prowadzić taką dokumentację, jak i przez jaki okres powinna ona być przechowywana. Pracownik, który korzysta z przysługującego mu urlopu związanego z rodzicielstwem, jak np. urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego, powinien zgłosić swój zamiar pracodawcy i przedłożyć stosowne dokumenty. Jakie dokumenty należy przedłożyć oraz w jakiej formie? Czy akt urodzenia dziecka można przechowywać w aktach osobowych pracownika?
PROBLEM Pozyskanie danych osobowych od kandydata do pracy stanowi dość złożony proces. Jak zatem interpretować zapisy Kodeksu pracy, na czym polega zasada minimalizacji danych oraz jak uniknąć błędów w ogłoszeniach o pracy.
Administrator danych osobowych ma za zadanie zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych w jego organizacji. W tym celu musi zapewnić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, jak również aktualizować pozyskane dane. Pomocna w tym celu jest właściwie opracowana procedura aktualizacji danych osobowych personelu organizacji. Poniżej przedstawiono przykładowy dokument.
Osoby, które mają styczność z przetwarzaniem danych osobowych gromadzonych przez podmioty, muszą mieć odpowiednie umocowanie do takich czynności. Jeżeli pracownicy zostali upoważnieni do tego rodzaju czynności, to muszą wykazać się takim dokumentem. Warto jest przygotować procedurę, zgodnie z którą nadawane są upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Administrator danych osobowych, na wypadek wystąpienia incydentu naruszenia ochrony danych w podmiocie, powinien mieć specjalnie przygotowane dokumenty. Są to m.in.: komunikat o naruszeniu ochrony danych oraz raport z naruszenia ochrony danych osobowych. Poniżej przedstawiono przykładowe dokumenty.
