WYDANIE ONLINE
Początki są zawsze trudne. Dotyczy to także funkcjonowania inspektora ochrony danych. Musi on nie tylko znać przepisy RODO i innych aktów prawnych dotyczących ochrony danych, ale także należycie ułożyć sobie współpracę z administratorem. Poza tym musi też wiedzieć, jak wykonywać swoje zadania. Praktyczne wskazówki dla początkującego inspektora ochrony danych (IOD) znajdziesz w artykule.
Organ administracji publicznej jako administrator danych osobowych musi spełnić obowiązek informacyjny względem osób, których dane są przetwarzane w związku z prowadzeniem postępowania administracyjnego. Prezentujemy wzór klauzuli informacyjnej, którą można wykorzystać w tym celu.
Pobierz przykładowy wzór dokumentu przedstawiający klauzulę informacyjną na potrzeby postępowania upadłościowego. Sprawdź, jakie zapisy powinien mieć ten dokument, aby syndyk prawidło spełnił swój obowiązek informacyjny wynikający z unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Stroną postępowania jest każdy, którego dotyczy postępowanie ze względu na jego interes prawny lub obowiązek, albo każdy, kto z tego względu żąda czynności organu. Oznacza to, że uznaną za stronę postępowania może być osoba, gdy wynik danego postępowania odnosi się bezpośrednio do tej osoby (art. 28, art. 29 Kodeksu postępowania administracyjnego).
PROBLEM Osoba, której sprawę rozpatrywaliśmy, złożyła skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zarzuciła nam, że stosowane przez nas tzw. klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania jego danych osobowych są niejasne. Czy Prezes UODO może z tego tytułu nałożyć na nas karę finansową?
PROBLEM Chcemy sprawdzić, czy nasz urząd stosuje prawidłowo art. 12 RODO. Jak jednocześnie przestrzegać zwięzłej, przejrzystej i zrozumiałej formy podawania informacji i czy te zasady nie są wewnętrznie sprzeczne? Nie każdy odbiorca komunikatu może go zrozumieć tak samo, zatem to, co będzie przejrzyste dla jednej osoby, niekoniecznie musi być takie dla innej.
ADO powinien przewidzieć procedury ułatwiające osobie, której dane dotyczą, wykonywanie praw przysługujących jej na mocy RODO. Sprawdź, jak mogą wyglądać dokumenty zgodne z zasadą przejrzystości.
Znamy już podstawowe zasady dotyczące komunikacji między administratorem danych i obywatelem. Wiemy, czemu tak istotne jest, aby była ona w prawidłowy sposób prowadzona. Teraz poznajmy kilka przykładów, na postawie których sprawdzimy, które stosowane powszechnie rozwiązania są właściwe, a które wymagają modyfikacji.
Organ administracji publicznej, na co wskazuje wprost art. 2a Kodeksu postępowania administracyjnego, musi spełnić obowiązek informacyjny. Jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej niezbędne informacje. Sprawdź, jakie.
Przejawem przetwarzania danych osobowych jest także ich udostępnianie, w tym również w pismach kierowanych do stron postępowania administracyjnego. Zakres udostępnianych danych powinien być zgodny z regułą minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Organ, który prowadzi postępowanie administracyjne, nie jest zwolniony z przestrzegania RODO. Wręcz przeciwnie, jako administrator danych osobowych musi spełnić wszystkie wymogi, takie jak wybór właściwej podstawy przetwarzania danych, spełnienie obowiązku informacyjnego względem podmiotów danych, należyte zabezpieczenie danych przetwarzanych w ramach procedury administracyjnej, jak również realizowanie praw osób, których dane dotyczą.
Sprawdź, jak prawidłowo przygotować klauzulę informacyjną, tak aby była ona przejrzysta i czytelna. Poniżej przedstawiony jest wzór dotyczący zbierania danych od osoby, której dane dotyczą. Oczywiście może ona być zmodyfikowana w zależności od potrzeb.
Zapoznaj się ze wzorem kolejnej klauzuli informacyjnej, która odnosi się do przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą. Wykorzystaj ten dokument i miej pewność, że został on prawidłowo przygotowany.
