Jak upoważnić do przetwarzania danych osobowych w urzędzie

PROBLEM W gminie pracownicy urzędu przetwarzają dane osobowe, a zakres danych oraz cel przetwarzania różni się pomiędzy wydziałami, a także jednostkami organizacyjnymi. Źródła pozyskiwania danych też są zróżnicowane. Wydziały ewidencji ludności i USC posiadają dostęp do bazy PESEL i rejestru mieszkańców. Często inne wydziały chciałyby pozyskać dane z tych źródeł, aby sprawdzić coś do własnych celów (np. gospodarka komunalna, podatki, MOPS). Mamy tu do czynienia z udostępnianiem w obrębie własnej jednostki. Jakie upoważnienie do dostępu powinny posiadać te wydziały, tzn. jak na przykład pracownik „od śmieci” powinien być umocowany do sprawdzenia rekordu w rejestrze mieszkańców?