Transfer danych pomiędzy wydziałami urzędu – jak przesyłać dane prawidłowo

PROBLEM Czy pomiędzy wydziałami urzędy miasta może dojść do przekazania między sobą danych i decyzji dotyczącej petenta, która została wydana 5 lat temu? Czy wydział powinien zwrócić się do tej osoby o zgodę na przetwarzanie i przekazanie jego danych drugiemu wydziałowi, w celu toczącego się postępowania w stosunku do tej osoby?