Co decyduje, który podmiot ma  status administratora danych osobowych

PROBLEM Pracuję w gminnym zespole interdyscyplinarnym. Jednostka ma dość skomplikowaną strukturę organizacyjną. Dlatego pojawiła się wątpliwość, kto tak naprawdę ma statusadministratora danych osobowych. Czy będzie to wójt gminy, gmina czy gminny ośrodek pomocy społecznej? Ponadto czy administrator powinien dać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy przetwarzanych danych członkom naszego zespołu? Czy osoby wzywane na rozmowy powinny podpisać klauzulę informacyjną przygotowaną na podstawie art. 14 RODO [pozyskiwanie danych z innych źródeł niż osoba, której dane dotyczą - są to np. informacje od rodziny, policji (niebieska karta)]?

Dodatkową kwestią jest problem z uchwałą rady gminy, która daje możliwość złożenia wniosku o wycinkę drzew lub stypendium dla dziecka za wysokie wyniki w nauce. Czy składając przedmiotowe wnioski w urzędzie gminy, muszę otrzymać od wnioskodawcy dodatkową zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych?